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你的线上办公软件,是帮手还是杀手?

作者: 东方红丽 发布时间: 2020年10月12日 21:12:04

文|木子
新冠疫情肆虐全球,引发了大规模的远程办公,也搅动着办公软件的江湖份额。
一路领跑的视频会议老大哥 Zoom,在安全问题上踩雷后,退出了中国市场;Facebook 从拿手的社交领域入局,迅速推出群组视频功能,加入了用户争夺战;线上办公协作领域的著名选手 Slack,则遇到了最强对手微软 Teams;在国内加班文化中诞生的钉钉、企业微信等优秀代表,也试图出海,打出一片晴空。

你的线上办公软件,是帮手还是杀手?


在这场混战中,如果你留心,就会发现一个残酷的事实。
如果把开发办公软件,比作是自建住宅楼,那么,同样是拎包入住,国外的竞争,核心在于为用户打造舒适生态圈,比如 Slack 集成了海量第三方应用,Teams 根植于微软强大的办公软件体系,都是力争让用户越住越舒心;反观国内,各厂商的竞争状态却是独门独栋,各自为战,大门一锁,谁都不爱。生态?不存在的。
竞争重心的不同,映射在用户身上,就是两种局面。
1、专注:平台生态日趋完善,一个软件就能满足不同需求;
2、混搭:视频开会用一个,工作交流用一个,文件传输再用一个,如果文件过大,一个可能还不够。
在国内,相信不少公司都是后者。
混搭式线上办公,可以说灵活,也可以说耗费精力。
生活中,网购可以上京东、淘宝、拼多多,旅行可以去飞猪、携程、去哪儿,聊天可以用 QQ、微信、支付宝,到底翻谁家牌子,全凭你心情,目的达到就完事儿,但工作不一样。

你的线上办公软件,是帮手还是杀手?


工作就像流水线,从开始到结束,中间需要有人配合,全程需要跟进度,换个角度看,这就是一条信息线,信息要完整,要随时可查。
正是由于这个特性,一直以来,邮件都是应用最广的协同工具,转发、抄送,都是为了保持信息传递的完整性。
而混搭式线上办公,是把信息拆分,零散存放在不同的办公软件中,当涉及到统计、汇报等环节时,再拼命回头翻,把打散的信息重新拼凑,劳心劳力,简直是一地鸡毛。

你的线上办公软件,是帮手还是杀手?


其实说白了,办公协同软件的使命就一个:为生产力服务。再直白点,就是辅助公司里的每一个人,不论何时何地,都能又快又好的进行团队配合。
但是,频繁切换不同的办公软件,明显做不到又快又好。
此外,还有非常重要的一点是,办公软件服务的对象,既不是单独管理层,也不是单独员工层,而是公司里的每一个人,但很多软件使用下来,会有一个非常明显的感受:老板思维严重。

你的线上办公软件,是帮手还是杀手?


举个简单栗子,消息已读功能。
发出一条消息,对方已读不回;业务聊到一半,对方已读不回。怎么办?等呗。
五分钟不回,我猜对方可能去厕所了;五十分钟不回,我猜对方可能被拉去开会了;五个小时不回,我猜对方正在跟甲方斗智斗勇;五天不回,对方、怕是离职了。

你的线上办公软件,是帮手还是杀手?


如果一不小心,你穿越到这个故事中,成为里面的“对方”,想想老板和同事的心情。
已读不回,简直是当代职场上的老虎凳。
诸如此类的例子数不胜数,比如定位、打卡、密聊等,让人忍不住想问候产品经理。
办公软件,竟成了效率杀手。
回头看 Slack 和微软 Teams 的竞争,很多人主观的认为,微软 Teams 能够迅速占领市场,是通过抄袭 Slack、捆绑 Office 365 完成的,还有人举出当年浏览器大战的例子,来佐证这个观点。
从数据上看,微软 Teams 的落地国家超过 180 个,这个数量应该算得上是全球独一份,世界 500 强企业中,有大约 95% 的企业在使用 Teams,而在排名前 100 的企业中,这个比例也超过 90%。
暂且把商业模式放到一边,在我看来,这一数据背后的核心驱动力,是紧随变化而生的协同办公新理念:化繁为简。
生活中,很多人都说过类似的话:忙?这年头谁不忙?
没错,各行各业都很忙,巨大的压力下,每个人都觉得时间不够用,一天只有 24 个小时,工作时间长了,学习、休闲、睡眠的时间,自然要被压缩,而这年头,独立就能完成的工作屈指可数,团队协作才是主流,想提高效率,一个人使劲儿没用,得从整体下手。
开会就是一个非常常见的协同办公场景,原本是为了沟通工作重难点,结果却变成了演讲现场,不仅时间长,人少了还担心冷场,但凡有一丝丝相关的人,都要被拽来参会,结果呢,一边开会,一边处理工作,不仅会议内容没听全,文档也写的磕磕绊绊。
事实上,5-8 人的会议才最有效率,一旦人数超过,会议效果就会下降。基于这个理论,微软 Teams 在功能上做了对应的行为驱动。
比如开会行为检测,软件会统计你在参会期间的行为,如果你在会议中频繁回复对话、处理邮件,软件就会在后台生成数据,友好提示你,这类会议也许与你的相关度不高,以后视情况可以避免参加。
值得一提的是,软件生成的行为数据,只是为了帮你复盘,所以数据只有你能看到,其他人是看不到的,不用担心老板会监视你,因为老板也很忙,他也要据此来复盘自己的工作行为。
有时,你可能会遇到这样的情况:当同事发给你会议邀约邮件,约定你下周五开会时,通常会附上会议的相关文件,但你忙起来可能就忘了看,只好在开场后临时回想。
微软 Teams 的做法是:当会议时间临近,Teams 的 AI 小助手会提醒你开会,并自动展示邀约邮件的附件,询问附件可能与会议有关,是否查看,这样一来,既能避免重要信息的疏漏,也省去你自己在邮件海洋中费力搜寻。
会议中,如有录音需要,Teams 会在显眼处提示正在录音,避免私自录音的情况发生;投屏时,可以在电脑上圈选投屏区域,区域外的内容不会展示在大屏上,不会出现私密信息被围观的尴尬。
工作时间内,如果你有工作需要专心处理,不希望被无关事务打扰时,你可以在日程中勾选对应时间,于是,这个时间段就会被占用,这期间,如果有同事找你开会碰需求,一看这个时间段你没空,他自己就会另选时间,省了一来二去沟通的麻烦。
Teams 中的其他模块,也遵循一样的原则,从行为分析入手,用细节帮你了解自己的工作行为,减少不必要的时间耗费,此外,Teams 中的贴心智能小助理,同样是生产力的助推器。
比如工作细项太多,很多人会建立一个工作清单,当你在处理重要且紧急的工作时,其余工作就会往后排,排着排着难免会忘记,比如你在邮件中回复到,下周三之前会完成一项统计,然后点击发送,就去忙别的了。
一转眼,时间来到了下周一,此时,比周三提交统计表更可怕的,是你完全忘记了这项工作,这时,Teams 中的人工智能小助手通过自动检索邮件,会主动提醒你:上周你说在本周三要完成统计工作,你完成了吗?
这个提示只为你而生,除你之外,不会有人看到,它就是独属于你一个人的小助理,比你靠自己提醒的工作清单靠谱很多。
从上面这两个简单的场景中可以看到,数据洞察是 Teams 办公理念的重要体现,用数据改进行为,减少无用的工作行为,提高效率,是真的在为你的工作助力,而不是试图安排你。
助力而非控制,这正是国内办公软件市场的误区。
生活在延长退休的年代,对于每一个职场中人来说,我们需要的是一个帮手,而不是时时刻刻都在监视我的杀手。
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